Din tågbokning behöver genomföras minst 3 vardagar innan önskat avresetillfälle, är det närmare inpå kan du se över möjligheten att göra ett eget utlägg som du senare, om allt är i sin ordning, kan få återbetalt till dig.
Vid bokning tas din beställning emot av Kommunsekreteraren som bokar tågresan.
En bokningsbekräftelse skickas via e-post till såväl beställare och resenär.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Information gällande bokningar av hotell vid flerdagarsutbildningar eller dylika arrangemang
Hotellbokningar sker genom att du själv jämför de 3 billigaste alternativet som finns att boka på rimligt avstånd till platsen du kommer besöka eller vistas vid under din resa.
Hotellövernattningar erbjuds idag enbart om inget annat alternativ kan tillgodose behovet.
Om du exempelvis kan resa hem på kvällen efter du deltagit vid en utbildning som löper över flera dagar för att dagen efter resa tillbaka och delta i efterföljande dagar av utbildningen så är detta vad som tillgodoses.
Om du i kontrast inte har möjlighet att gå en jämförbar flerdagarskurs i närområdet och du därmed tvingas resa en längre sträcka och inte inom en rimlig tidsram kan resa hem mellan kursdagarna så kan hotellvistelser om så krävs övervägas i samråd med din närmsta chef.
Betalningen av hotellövernattningen behöver som regel kunna ske genom att hotellet fakturerar kommunen för vistelsen i samband med eller efter bokningen/vistelsen.
När så sker behöver du säkerställa att hotellet tillhandahålls nödvändig information, som de tecknar ner på sin faktura, för att kostnaden därefter ska kunna hänvisas tilll korrekt konto och ansvar hos oss. Vi kan inte i dagsläget betala för hotell i förväg.
Du behöver utöver detta också spara information om vilka hotell du varit i kontakt med och vad de erbjudit dig för alternativ och vilket valet blev samt vad anledningen var till att du beslutade dig för det specifika hotellet. Detta för att vid behov kunna redovisa uppgifterna om en fråga relaterad till vistelsen uppstår.
För mer information eller om ni har några mer djupgående frågor gällande detta är ni välkomna att kontakta ekonomienhetens upphandlare för hjälp.